"Malgasté mi tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mí."
(William Shakeaspeare)
Cada
vez son más las grandes -y no tan grandes-- empresas que apuestan por
poner en marcha medidas de cara a la conciliación de la vida laboral
y familiar. Este fenómeno, que se me antoja imparable, debe hacernos
reflexionar sobre dos aspectos: ¿Es que se trata de un plan de
marketing con vistas a purgar malas prácticas? o, por el contrario,
¿Es el resultado de una política de dirección de personas que
asegura a medio y largo plazo una rentabilidad adicional a la
empresa?.
La
jornada de 35 horas semanales, los permisos por maternidad y
lactancia, las reducciones de jornada o la excedencia parental son
realidades que han visto la luz en los últimos años. Logros sociales
que empleados y empleadores del siglo XXI ven como cotidiano. No era
ese el panorama hace unas cuantas décadas.
Pero
me gustaría extender esta cuestión a la jornada del directivo. ¿Acaso
el directivo tiene un horario? Debería tenerlo, aunque sólo fuera
por aquello de "mens sana in corpore sano" que nos anunciaba
Junio Juvenal, el poeta latino. Vayamos por partes. Organizamos
nuestra actividad, dedicamos un precioso tiempo a planificar, tomar
decisiones o reunirnos. Todo esto es tiempo de trabajo. Tiempo que,
nosotros más que nadie, debemos gestionar como oro, como la vida
misma.
Desde
aquí, me gustaría detenerme para analizar algunos de los síntomas
que nos indican que algo no marcha bien del todo en cuanto a la gestión
de nuestro tiempo. También apuntaremos unos guiños, que suelen ser
rasgos comunes a todos los directivos en cuanto a su utilización del
tiempo, para finalmente, tratar de avanzar algunas notas sobre cómo
prevenir este mal y de paso mejorar nuestra calidad de vida.
Síntomas de una mala gestión del tiempo.
Reuniones
sin hora de finalización o lo que es peor, con hora de finalización
que jamás se cumple.
¿Cuántas veces nos reunimos y sólo conocemos dos o tres aspectos de
la reunión? La hora de comienzo, el lugar y las personas con quien
nos reuniremos. A veces conocemos el motivo principal, motivo que
inexorablemente deriva en otros motivos también importantes y vitales
para la empresa y, por tanto, hay que abordarlos. Son reuniones que yo
llamo "de repaso". Suelen acabar por agotamiento o porque
hay otra reunión que precisa de alguno de los asistentes a la
primera. ¡Huyamos de este tipo de reuniones! Cuestan dinero, horas y
motivación de nuestros directivos. Sólo en horas, podemos hacer unos
cálculos muy sencillos. Multipliquemos dos reuniones a la semana, por
tres horas, por 40 semanas, por una media de 5 directivos, por una
media de 60 euros la hora y obtenemos el dinero que más o menos
perdemos en reuniones de este tipo: 12 millones de pesetas. En euros,
72.000 al año. Esto es aplicable a una empresa de no más de 1000
empleados y no más de 40 directivos.
¿Cómo
remediarlo?
Un
tratamiento sintomático más una buena terapia de base. Contra los síntomas,
imprescindible conocer el motivo, el lugar y las personas, sí.
Requisito higiénico imprescindible, conocer la hora de comienzo y la
hora prevista para finalizar la reunión. Tratamiento de base.
Entregar documentación previa, junto al orden del día y aquello que
necesitan que nosotros preparemos o aportemos. Importante también
conocer al final las conclusiones, compromisos de tareas o acuerdos.
Deberíamos hacer reuniones con un mínimo de rigor, aunque sólo sea
por obtener mejores resultados, que no es poco.
¿Tienes
un minuto?
Son los que se acercan al despacho, te formulan la pregunta infalible
que sólo tiene una respuesta válida. ¿Tienes un minuto? Cómo no ¿qué
se te ofrece? Y siempre caemos. Son más hábiles que nosotros. Ni que
decir tiene que ese minuto, una vez que han abordado nuestra
"goleta" dura lo que el aburrimiento y la paciencia tardan
en ponerse de acuerdo.
Hay
remedio. Pues debería tener varias respuestas, del tipo de
"Ahora mismo no lo tengo, pero te aviso más tarde y me lo
comentas" o esta otra " Cómo no, en cuanto termine este
asunto estoy contigo y seré todo oídos". ¿Verdad que es fácil?
Reuniones
informales.
Son como las primeras pero "a traición". Suelen durar
menos, eso sí, pero también nos roban tiempo.
Remedio
mágico. Huye a todo tren de las reuniones informales, detecta los
prolegómenos de ellas. Una cosa es escuchar o estar abierto a
propuestas, y otra bien distinta es analizar de forma colegiada cada
paso que tengamos que dar. Insisto, aléjate de las reuniones
informales mientras estés a tiempo. Si no sabes por qué, es que te
sobra el tiempo o te faltan tareas.
Correos electrónicos.
Son una especie de "ciberpiratas domésticos" que con la
ayuda de las nuevas tecnologías potencian su eco. Y si además le
adjuntamos una presentación en power point con unas fotografías de
icebergs, perritos o caras de otros pueblos, junto a frases propias de
un reciclaje sórdido de Gandhi, Teresa de Calcuta o Tagore, tenemos
la combinación perfecta que ni el propio Albert Einstein hubiera
imaginado: Espacio y tiempo. Nos saquean el espacio y el tiempo. El
espacio, porque una presentación de este tipo suele ocupar mucho y
además, suele ser un reenvío múltiple. El tiempo por lo que antes
decíamos. A veces nos advierten de algún tipo de virus, troyano o
vaya usted a saber, cuando resulta que el peor de los virus es
precisamente ese, el que te ha llegado de manera repetida avisándote
de que borres, no abras, difundas o envíes no se qué a no se qué
otra dirección.
¿Hay
remedio? A grandes males… restringe tu dirección de correo electrónico
y no formes parte de listas, que no sabes muy bien el origen o la
finalidad. Prepara de forma automática una regla con el asistente del
correo para que este tipo de mensajes vaya directamente a otro lugar y
puedas decidir si abrirlo o no.
Bueno,
tampoco se trata de convertirnos en seres incomunicados de férrea
disciplina con respecto al tiempo y a las relaciones. Que no se trata
de eso, todo lo contrario, pero sin perder de vista que nuestro tiempo
es perecedero. De lo que sí se trata es de que tomemos conciencia de
ello y apliquemos la máxima de aristotélica: "la virtud está
en el término medio".
Rasgos
comunes con respecto a la gestión del tiempo.
Con
alguna variación individual, podríamos asegurar que existen rasgos
comunes y que se transforman en conductas propias.
Una
sensación de que el día se queda corto y de que con un par de horas
más que tuviese nos bastaría. Pues no, sólo se trata de una sensación
relativa a la percepción del tiempo que ya malgastamos.
Cuando
nos marchamos en horario "normal" nos da la impresión de
que nos estamos escapando o tomando tiempo a cuenta de lo mucho que ya
trabajamos cuando nos quedamos hasta las tantas. Otro fallo, cuando
hay que irse porque queremos ver a nuestro hijo en el partido de
baloncesto, lo decimos y no nos inventamos las revisiones del coche o
las citas del dentista.
Bueno,
me marcho pero cargo el ordenador y meto todos los papeles en la
carpeta para leerlos en casa. ¿A qué hora, antes o después de la
cena cuando ponen ese programa en la tele?. Al final lo que hacemos es
pasear la cartera y el ordenador. Para lo único que nos sirve es para
sentirnos más unidos al despacho.
Medidas preventivas. Tu tiempo es tu vida y sólo a ti te pertenece.
Y
si trabajas en una empresa en la que tus jefes piensan lo contrario,
tal vez deberías plantearte que no te conviene. No digo que te
marches, digo que no te conviene, aunque tú a ellos está claro que sí.
Primera
medida: Planificación de tareas. Si no sabes a qué hora vas a salir,
es fácil sospechar que te entretengas en mil cosas, pensando que en
el tiempo cabe todo. Planifica tu día sacando el máximo provecho al
tiempo, hazlo de manera rigurosa, agrupa las tareas y no caigas en los
estímulos que te van a sonsacar a lo largo de la jornada. Los estímulos
pueden hacer que veas como urgente aquello que no lo es. Tus objetivos
los marcas tú cada día. Planifica pues lo importante, prioriza lo
urgente y comienza a trabajar en aquello que ves como inalcanzable,
pero que tienes que abordar. Esto a la larga se nota, lo notas tú y
lo notan los demás.
Segunda
medida: Control del tiempo. Una vez que has planificado el día,
controla el tiempo. Dedica el tiempo necesario a cada cosa, ni más ni
menos. Cada tarea tiene su tiempo, no por darle mil vueltas más de
las previstas vamos a solucionarlas. A veces es mejor sedimentar el
pensamiento y retomarlo con energías renovadas.
Tercera
medida: Señales de alerta. Coloca señales de alerta en tu despacho,
evita los merodeadores del ¿tienes un minuto?. Ya los conoces, no son
malas personas, son colegas y en algunos casos amigos, pero evita que
ello te cueste a ti siempre el tiempo. Da a conocer que en
determinadas horas tu tiempo es sagrado porque lo dedicas a trabajar.
¿Te resulta obvio? mejor pues. Pon reglas a tu correo con respecto a
los tantras y perritos que te envían. No digo que los borres,
simplemente no los alimentes, no le dediques más tiempo que el que te
tome detectarlos. El correo electrónico nos roba mucho tiempo, sácale
partido a las nuevas tecnologías, evita que te lo saquen a ti.
©
Ricardo Sotillo, 2000.
Todos
los derechos reservados. Puedes redistribuir, reenviar, copiar o citar
este documento siempre que no lo modifiques y no lo uses con
fines comerciales.
Debes incluir esta nota, así como el nombre (Ricardo Sotillo, 2000) el correo rsotillo@capitalemocional.com
y la dirección www.capitalemocional.com
Gracias.